在您的企業(yè)開始實施內(nèi)容管理系統(tǒng)之前，需要打下一些基礎(chǔ)。無論濟(jì)南平面設(shè)計公司選擇如何實施或選擇何種軟件包，在將內(nèi)容管理軟件集成到當(dāng)前流程之前，您都需要考慮一些關(guān)鍵因素。

先考慮ECM前實施任務(wù)

1：通過詢問以下問題來檢查組織的當(dāng)前狀態(tài)：是否詳細(xì)記錄了流程？文檔是最新的嗎？它們是否符合企業(yè)的目標(biāo)？借助內(nèi)容管理系統(tǒng)的附加優(yōu)勢，是否存在簡化這些流程的機(jī)會？

2：考慮上述流程的監(jiān)管和合規(guī)要求，并確保首先圍繞這些控制構(gòu)建 ECM 系統(tǒng)。流程應(yīng)做好合規(guī)準(zhǔn)備；避免嘗試在現(xiàn)有流程之上改進(jìn)合規(guī)性要求。

3：制定實施計劃以最大限度地提高成功率。專注于將企業(yè)需求與軟件可交付成果相匹配，并確保用戶采用是該計劃的主要重點。

為組織變革流程做好準(zhǔn)備的8個技巧

以下是濟(jì)南平面設(shè)計公司的“有效變革模型”中概述的步驟，以幫助緩解組織變革的影響：

1. 增加緊迫性：檢查您的市場和競爭現(xiàn)實，以識別當(dāng)前危機(jī)、潛在危機(jī)和重大機(jī)遇。

2. 建立指導(dǎo)團(tuán)隊：組建一個具有足夠企業(yè)權(quán)力的團(tuán)隊來領(lǐng)導(dǎo)軟件實施。

3. 獲得正確的愿景：創(chuàng)建一個指導(dǎo)整體過渡的愿景，并制定實現(xiàn)該愿景的戰(zhàn)略。

4. 為買入而溝通：使用所有可能的溝通渠道來討論新的愿景和戰(zhàn)略。通過示例展示新的行為和流程。

5. 促成行動：消除改變的障礙，改變嚴(yán)重破壞愿景的系統(tǒng)或結(jié)構(gòu)。鼓勵冒險和支持最終目標(biāo)的非傳統(tǒng)想法、活動和行動。

6. 創(chuàng)造短期勝利：計劃明顯的績效改進(jìn)，創(chuàng)造這些改進(jìn)，并獎勵領(lǐng)導(dǎo)和參與改進(jìn)的員工。

7. 不要放棄：利用這種增加的可信度來改變符合新愿景的系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)和政策。雇用、提升和發(fā)展受愿景啟發(fā)并希望實施愿景的員工。

8. 堅持下去：闡明并強(qiáng)調(diào)新行為與企業(yè)成功之間的聯(lián)系，并創(chuàng)造確保領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展和繼任的手段。

              
   

ECM實施后內(nèi)容生命周期示例

在當(dāng)今的企業(yè)組織中，通過內(nèi)容向客戶提供信息變得越來越重要。雖然發(fā)布速度對這些企業(yè)來說至關(guān)重要，但正確傳達(dá)信息同樣重要。然而，這兩個優(yōu)先事項經(jīng)常相互沖突。

例如，營銷、銷售和研發(fā)部門可能會一起為即將到來的產(chǎn)品午餐發(fā)布新聞稿。通過 ECM 系統(tǒng)，這些部門進(jìn)行協(xié)作：研發(fā)注意到技術(shù)細(xì)節(jié)需要更新，而銷售根據(jù)戰(zhàn)略定價會議修改定價，營銷改變產(chǎn)品描述以適應(yīng)不斷變化的競爭格局。無需等待每個部門添加其輸入，每個部門都可以在其他編輯的同時更改文檔而無需踩到腳趾。

ECM 系統(tǒng)支持并行工作流程，以允許多方同時合作，并確保維護(hù)發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)和檢查批準(zhǔn)流程。以前需要數(shù)周時間的內(nèi)容生成被縮減為一天半。

優(yōu)先考慮實施前的技術(shù)考慮

定義元數(shù)據(jù)：與每個文檔關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)有助于提高內(nèi)容管理系統(tǒng)中的文檔可搜索性。元數(shù)據(jù)應(yīng)至少提供以下三種功能之一：

1.) 這是在以后查找文檔的有用方法

2.) 它有助于定義安全限制

3.) 它用于定義工作流中的決策階段

鎖定文檔數(shù)據(jù)位置：濟(jì)南平面設(shè)計公司當(dāng)前在哪里以及如何存儲文檔數(shù)據(jù)？此信息是關(guān)于文檔本身還是位于可能集成到 ECM 系統(tǒng)中的另一個應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。

完美的工作流程：了解文檔如何通過預(yù)期系統(tǒng)以及這些文檔屬于哪些工作流程?？梢圆捎媚男┕ぷ髁鞒虂碜詣踊@些業(yè)務(wù)流程？您目前如何處理流程的異常情況？

有效的企業(yè)內(nèi)容管理的3個部分

任何企業(yè)內(nèi)容管理計劃的成功都取決于人員、流程和技術(shù)。

專注于消除障礙并為您的員工提供更有效地工作所需的東西——更多地訪問數(shù)據(jù)和正確的工具來做出正確的決定。

在流程方面，專注于精簡、確保標(biāo)準(zhǔn)化和合規(guī)性，同時消除可變性和低效率。

該技術(shù)，即內(nèi)容管理系統(tǒng)本身，應(yīng)該具有正確的安全性、正確的特性和增加可用性的界面類型。

通過下載我們的提示表，了解有關(guān)如何在整個企業(yè)中集成內(nèi)容管理實踐并充分利用企業(yè)內(nèi)容管理計劃的更多信息。